Логотип РБК
Логотип Билайн
Логотип Сколково
совместный проект
«Мобильное предприятие» — это система для эффективного управления компанией и бесплатные виртуальные номера. Подробнее
Вернуться на главнуюСовет

Строим «умный офис»

«Умные офисы», давно получившие распространение в Европе, США, Японии, пришли и в Россию. Под этим термином, как правило, понимают современный офис, построенный на базе технологий, позволяющих экономить ресурсы. Однако кроме этого «умным офисом» можно именовать организацию бизнеса, которая позволяет оптимальным образом использовать современные решения и человеческие силы.

Шаг 1. Что включает в себя «умный офис»

Согласно определению «умный офис» — это современный формат офисного помещения, которое снабжено различными взаимосвязанными техническими и информационными системами для эффективной работы компании, в основном с точки зрения операционных затрат. Речь идет о расходах на свет, воду, отопление и т. д. «Умный офис» позволяет вам заметно снизить потребление ресурсов и, как следствие, сэкономить.

Техническое оборудование и софт для умного офиса может включать в себя, например, такие решения и системы:

  • решение для управления яркостью освещения
  • система управления электричеством;
  • решение для систем кондиционирования и отопления;
  • система технической безопасности и наблюдения;
  • решение для управления связью (конференц-связь, аудио- и видеосвязь);
  • централизация всех систем на едином «пульте».

Условно можно сказать, что эти решения родом из «умных» домов, где они также позволяют экономить на ЖКХ.

Эксперты уверены, что «умные офисы», построенные на энергосберегающих технологиях, — это всё-таки будущее для российского рынка, а никак не утопия. Ведь ещё недавно мы посмеивались, когда видели в интернете фото объявлений в офисах крупнейших европейских компаний, в которых сотрудников (в целях экономии теплоэнергии зимой) призывали одеваться теплее, приносить из дома пледы и одеяла, а сегодня эта идея уже не кажется такой смешной. Всё больше офисов в России переходят на использование энергосберегающих ламп, автономного отопления и современной теплоизоляции. Это, конечно, только первый этап, но он вскоре повлечёт за собой разработки в области энергоэффективной компьютерной техники, альтернативных источников энергии, программ экономии электричества. Вообще «умный офис» — это не только полезно для планеты, это ещё и эффективно для бизнеса. К примеру, благодаря современным технологиям сотрудники некоторых предприятий не могут «забыть» пропуск на работу, если вход в офис доступен только по отпечатку пальца.

Шаг 2. Зачем нужен «умный офис»

Умный формат офисов подойдет для компаний различных размеров и из различных индустрий. Он может быть полезен для тех бизнесменов, которые стремятся к оптимальному использованию материальных ресурсов и достижению лучших результатов не только за счет интенсивных факторов, но и экстенсивных возможностей организации. Масштабные проекты «умных офисов» ранее внедряли крупные корпорации, однако сегодня многие технологии применимы и для малого бизнеса.

При этом, когда мы говорим об «умных офисах», речь идет не только об организации офисных коммуникаций с точки зрения энергосбережения. Также важное технологическое направление — инструменты, связанные с использованием решений для автоматизации бизнес-процессов компании, различных мобильных устройств, интернет вещей (Internet of Things), машинное обучение (Machine Learning) и так далее. В этом случае речь скорее идет об организации рабочего пространства, которое дает возможность максимально эффективно использовать потенциал каждого сотрудника, в том числе за счет комфортной офисной среды, экономии личного времени, повышения удобства взаимодействия.

Еще один важный тренд связан с растущим числом сотрудников из категории молодежи. По данным опросов ИТ-компаний Intel и Dell, львиная доля молодых специалистов (около 80%) предпочтут выйти на работу в офис с высокотехнологичными местами. Немногим меньше вообще думают, что будущее за «удаленкой», коворкингами и прочими форматами. Соответственно, чтобы привлечь молодые таланты, работодателям придется учитывать и этот тренд.

Вообще понимание офиса заметно изменилось за последнее десятилетие. Даже самый стандартный офис — это уже скорее опенспейс, чем помещение с толстыми стенами и высокими перегородками. Офис сегодня — некий центр эффективных коммуникаций, и он должен быть организован соответствующим образом.

Помимо технических элементов, дающих бизнесу возможность экономично относиться к энергетическим и иным ресурсам, можно выделить и несколько инструментов организации «умного» рабочего пространства — другими словами, оптимальной организации вашего бизнеса, в котором каждый человек работает максимально эффективно, а каждая единица затрат иных ресурсов не тратится попусту. Переходим к инструментам…

Шаг 3. Cоздать бота

Применяем инструменты искусственного интеллекта (Artificial intelligence). Уже давно доказано, что скоро он будет играть ведущую роль в бизнесе и соответственно в работе современного офиса, увеличивая результативность работы каждого сотрудника и в целом эффективность компании. Речь не идет о каких-то сложных программах и роботах, обслуживающих клиента по высшему разряду. Речь идет о различных ботах-помощниках, роботах-юристах и т. д. Технические, рутинные процессы гораздо эффективнее выполняют роботы, и их целесообразно отдать на откуп им.

Шаг 4. Работать совместно

Используем решения для совместной работы с документами в онлайн-режиме. Самым простым решением в этом плане является уже знакомый многим Google Docs. Есть и более сложные системы, которые позволяют редактировать не только документы, но и различные креативные проекты, презентации и т. д. Безусловно, это в разы повышает результативность взаимодействия.

Шаг 5. Использовать мессенджеры

Применяем современные способы коммуникации. Понятно, что электронная почта и телефон пока никуда не деваются, но ИТ и сотовые компании уже предлагают клиентам целые платформы с коммуникационными возможностями — мессенджерами, чатами и проч. Например, в рамках «Мобильного предприятия» от «Билайн» Бизнес есть удобный бизнес-мессенджер, заточенный под групповую работу и ведение любого количества проектов в совместном режиме.

Шаг 6. Использовать «удаленку»

Используем «удаленку». Согласно исследованию компании Citrix, к 2020 году 70% сотрудников компаний в США будут работать из дома. В свою очередь, НАФИ, проводившее подобное исследование в России, подсчитал, что «удаленка» в той или иной мере внедрена в каждой пятой компании. С помощью технологий «умного офиса» — инструменты коммуникации, «облачные» решения, видеосвязь, системы планирования — это сделать не так уж сложно.

Шаг 7. Изучить интернет вещей

Постигаем интернет вещей. Интернет вещей IoT — система взаимодействия нескольких вещей (машин, устройств) без участия человека. Как вы сами понимаете, это позволяет снизить затраты на персонал. Уже сегодня оборудование может со смартфона передавать маршрут поездки в навигатор, а из холодильника — рецепт в микроволновку. Скоро без вмешательства людей будет возможно готовить презентации, варить кофе и многое другое.

Шаг 8. Перейти в «облака»

Применяем облачные возможности и вычисления. Облачные возможности — уже сегодня наиболее понятный и эффективный способ повышения эффективности бизнеса и оптимизации затрат. Облако дает возможность масштабировать процессы и развивать бизнес без наращивания затрат на новое оборудование, на увеличение площади офиса, да и в целом весь офис может управляться онлайн.

Резюме

Технологических и ИТ-решений, позволяющих бизнесу оптимизировать расходы на электричество, воду, безопасность, управление процессами, предлагается множество. Каждый предприниматель должен сам решать, что ему подойдет для организации офиса. И инструменты должны подбираться для достижения конкретных целей и решения конкретных бизнес-задач. Для каких-то компаний, например тренинговых или разработчиков мобильных приложений, это может быть интернет вещей, для каких-то речь пойдет о системах автоматизации процессов или облачных хранилищах.

Малые миллионы

Финансы для бизнеса

«Океаны» бизнеса

Инвестиции в эффективность

Плата за эмоции

В погоне за надежностью

Кадры в кризис: увольнять или нет

Связь для бизнеса

Машины vs люди