За рамками компании

За рамками компании

Аутсорcинг можно использовать для организации различных процессов в компании и экономии затрат, но иногда он несет в себе риски потери контроля над управлением бизнеса. В каких случаях аутсорсинг — эффективный инструмент оптимизации деятельности, а в каких — возможная причина для неправильных управленческих решений, разберемся в нашем материале.

Аутсорсинг — это передача части процессов в компании или части функций сотрудников фирмы сторонним исполнителями (физическим лицам или организациям), не являющимися штатными сотрудниками и частью структуры компании. Аутсорсинг принято считать целесообразным, если компания выводит неключевые свои функции и задачи за штат. Однако иногда передача определенных задач в сторонние руки может привести к снижению качества их выполнения, ухудшению результатов бизнеса и даже потере управленческого контроля. Итак, посмотрим, когда аутсорсинг эффективен и нужен...

Шаг 1. Определяем целесообразность

Аутсорсинг подразделяется на два вида: производственный аутсорсинг и аутсорсинг бизнес-процессов. Производственный аутсорсинг — это передача всего или части производства во вне (такое часто делают крупные одежные, обувные бренды). Аутсорсинг бизнес-процессов, как правило, очерчивает такие функции, как бухгалтерские, юридические услуги, ИТ, охрана, клининг и т.д., то есть различные побочные направления деятельности фирмы. Этот вид аутсорсинга как раз часто эффективен для представителей малого и среднего бизнеса.

Шаг 2. Определяем причины для аутсорсинга

Также вам стоит подумать, а есть ли у вас вообще причины обращаться к аутсорсингу. Обычно выделяют следующие причины:

• сокращение расходов (например бухучет);
• более быстрое или более эффективное выполнение функций, задач (например передача креативных работ);
• высвобождение ключевых ресурсов (например передача документооборота).

Аутсорсинг призван сделать ваш бизнес более гибким, адаптивным и эффективным. Однако если названные функции выполняются отлично внутренними ресурсами и за небольшие затраты, не факт, что вам нужно обращаться к подобной модели бизнеса.

Шаг 3. Выделяем функции для аутсорсинга

• бухгалтерские услуги. Сторонняя бухгалтерская компания может полностью выполнять все бухгалтерские функции вплоть до проведения банковских платежей и подготовки первичных документов контрагентам. Причем делать это подрядчик может более качественно, быстро и гибко, чем штатные бухгалтеры. Также плюсом аутсорсинга бухучета является ответственность за организацию учета и правильность его ведения, которую по договору можно возложить на аутсорсера. Это значит, что, если вдруг налоги будут рассчитаны неправильно или отчетность подана не вовремя, компенсация расходов на штрафы и пени ляжет на плечи подрядчика. Удобно. Минусом бухгалтерского аутсорсинга является потеря конфиденциальности;
• ИТ-услуги. Здесь речь идет о широком круге функций, которые могут быть переданы частично или полностью подрядчику. То есть это может быть и обслуживание парка техники, и сервис компьютерной сети, и предоставление мощностей сервера, ЦОДа, и многое другое. Чаще всего для малого бизнеса удобно передавать на аутсорсинг настройку и обновление оборудования и ПО, ремонт и замену оборудования и т.д.;
• маркетинг и реклама. В этом направлении функционал, который можно передать на аутсорсинг, уникален для каждой компании и определяется особенностями бизнеса. Возможно, целесообразно отдать за штат в целом анализ и разработку маркетинговой стратегии при выпуске нового продукта или выходе на новый рынок. Можно говорить о проектном аутсорсинге, например, заказать в стороннем рекламном агентстве рекламную кампанию или конкурс в социальных сетях;
• услуги кол-центра для прямых продаж: «холодные» звонки, опрос клиентов и т.д. Из минусов — сложно проверить качество данного вида работ.

Шаг 4. Подытоживаем плюсы и минусы

Итак, при аутсорсинге ваша компания может сэкономить:

• прямые расходы на сотрудников, выполняющих определенный фронт работ: зарплата, оплата отпусков, больничных, страховые взносы в бюджет, обучение и повышение квалификации, подбор новых специалистов при увольнении;
• косвенные расходы на сотрудников: создание и поддержание рабочих мест, обновление ПО, и т.д.;
• потенциальные расходы и штрафы, если организация не может выполнять данные работы качественно.

Но организация может и потерять:

• качество;
• конфиденциальность;
• контроль над важными для бизнеса задачами.

Шаг 5. Выбираем компанию-подрядчика

Итак, если вы все же определились с необходимостью обращения к аутсорсингу, вам надо выбрать подрядчика. При выборе аутсорсера следует обращать внимание на опыт выполнения аналогичных договоров, профессиональный уровень персонала, репутацию.

Чтобы это сделать, вам надо:

• составить четкий бриф, техническое задание того, что вы хотите получить от аутсорсера;
• разослать их в несколько агентств;
• получить от них цены и желательно презентации проектов под вас;
• встретиться с теми, кто вам больше всех понравился.

На встрече можно попросить привести несколько аргументов в пользу того, что вы должны нанять именно их и как их работа улучшит ваш бизнес.

Попросите рекомендации «с рынка», хорошо, если агентство работало с какими-то известными вам предпринимателями.

Наконец, узнайте конечную стоимость работ подрядчика (она зачастую отличается от указанной в презентации).

Шаг 6. Заключаем договор

В договоре на аутсорсинг важно детально определить:

• предоставляемые услуги, выполняемые работы;
• фиксированную цену либо порядок расчета стоимости;
• определяющие качество параметры;
• сроки промежуточных этапов и итоговой сдачи работ;
• сроки промежуточных этапов и итоговой сдачи работ;
• права и обязанности сторон;
• санкции за нарушение обязанностей;
• порядок расторжения договора.

Особенность договоров аутсорсинга — их длительный характер, выполнение комплекса операций, чаще всего повторяющихся, а не разовых. Если комплекс работ может меняться со временем, к договорам можно предусмотреть дополнительные соглашения.

Шаг 7. Учитываем риски

Для признания расходов при расчете налогооблагаемой прибыли они должны быть экономически оправданными и документально подтвержденными. Например, налогооблагаемую прибыль согласно ст. 264 НК РФ могут уменьшать расходы на:

• юридические и информационные услуги;
• консультационные услуги;
• услуги по ведению бухгалтерского учета.

Претензии со стороны налоговиков могут возникать о расходах на подрядчика, если в штате компании есть соответствующие специалисты. Довольно часто предметом споров с налоговиками оказываются расходы на оказание бухгалтерских, юридических, кадровых услуг. Поэтому, если вы обращаетесь к аутсорсингу, в штате у вас должен быть предусмотрен либо минимальный состав работников, либо их отсутствие.

Резюме

Целесообразно ли вашей компании использовать аутсорсинг, зависит от специфики вашего бизнеса, а также от того, какой процесс (функция) рассматривается для передачи подрядчику-аутсорсеру. Также важно аккумулировать все преимущества и риски, связанные с использованием аутсорсинга.